Wskazane koszty stanowią katalog kosztów pośrednich (tj. koszty administracyjne związane z obsługą projektu z katalogu określonego w „Wytycznych programowych…”). Dlatego stawka ryczałtowa kosztów pośrednich, jest wskazana w umowie o dofinansowanie projektu. Ryczałt ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawionych do rozliczenia wydatków bezpośrednich zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach programu.

Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki z nimi związane wykazane we wniosku o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. W związku z powyższym podjęcie decyzji, co zatrudniania personelu zarządzającego w ramach kosztów pośrednich leży po stronie Wnioskodawcy – Partnera Wiodącego. Dodatkowo należy mieć na uwadze, iż idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości: zlecania zadań i /lub usług merytorycznych pomiędzy podmiotami partnerstwa, w tym kierowania zapytań ofertowych do pozostałych podmiotów partnerstwa podczas udzielania zamówień publicznych w ramach projektu, a także angażowania pracowników lub współpracowników wnioskodawcy (Partnera Wiodącego) lub Partnera przez inny podmiot partnerstwa w zakresie obowiązków tych osób, które wynikają z zatrudnienia przez jednego z podmiotów partnerstwa. Wymogi w zakresie realizacji projektu partnerskiego określone zostały w Regulaminie Konkursu nr RPLU.12.02.00-IZ.00-06-001/16 w Pkt. 3.6. Wymagania dotyczące partnerstwa.