Dla projektów infrastrukturalnych Wnioskodawca zobowiązany jest do dołączenia dokumentu stanowiącego zezwolenie (Przez zezwolenie na realizację inwestycji rozumie się wszystkie decyzje, postanowienia, uzgodnienia powstałe w toku postępowania w sprawie wydania kompletnego zezwolenia na realizację inwestycji, uprawniającego inwestora o rozpoczęcia i prowadzenia procesu inwestycyjnego.) na realizację pełnego zakresu rzeczowego inwestycji tj. na podstawie którego może rozpocząć prace budowlane. Przedmiotowe zezwolenie mogą stanowić w szczególności: decyzja o pozwoleniu na budowę, zgłoszenie wykonania robót budowlanych, ZRID, decyzja konserwatora zabytków, decyzja o pozwoleniu wodnoprawnym na wykonanie urządzeń wodnych, dokument zatwierdzający projekt robót geologicznych. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych musi zawierać pieczątkę wpływu do właściwego organu. Dodatkowo wraz ze zgłoszeniem obowiązkowo należy dostarczyć dokument wydany przez właściwy organ potwierdzający brak wniesienia sprzeciwu.
Załączone dokumenty muszą być aktualne (np. pozwolenie na budowę nie starsze niż trzy lata), chyba że prace budowlane zostały już rozpoczęte. W takim przypadku należy dodatkowo dołączyć kopię pierwszej strony dziennika budowy oraz kopię strony z pierwszym i ostatnim wpisem w dzienniku budowy, a także strony z wpisami potwierdzającymi, że prace nie zostały przerwane na okres dłuższy niż 3 lata.
Jeżeli jest to wymagane do uzyskania ostatecznego zezwolenia na realizację inwestycji należy dołączyć pozwolenie wodno-prawne.
W pierwszej kolejności badane jest spełnianie przez Wniosek warunków formalnych. Warunki formalne odnoszą się do kompletności, formy oraz terminu złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. Ich weryfikacja odbywa się przez stwierdzenie spełniania albo niespełniania danego warunku. Podczas weryfikacji warunków formalnych sprawdzeniu podlega:
a) Termin złożenia wniosku o dofinansowanie: czy wniosek został złożony w terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie,
b) Forma wniosku o dofinansowanie: czy wniosek i załączniki zostały przesłane w systemie LSI2014,
c) Kompletność wniosku o dofinansowanie:
- czy wniosek zawiera ważny podpis Wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania, z załączeniem oryginału lub kopii dokumentu poświadczającego umocowanie takiej osoby do reprezentowania Wnioskodawcy.
- czy podpis cyfrowy jest ważny, tj. certyfikat związany z podpisem cyfrowym jest aktualny (nie wygasł),
- czy wszystkie wymagane pola wniosku zostały wypełnione,
- czy do wniosku dołączono wszystkie wymagane załączniki oraz oświadczenia.
Wnioski o dofinansowanie które wraz z wymaganymi załącznikami spełniają warunki formalne poddawane są następnie ocenie formalnej, której celem jest weryfikacja spełniania przez wniosek kryteriów wyboru projektów. Jednym z kryteriów formalnych poprawności jest: „Informacje we wniosku i załącznikach są spójne, poprawne i zgodne z obowiązującymi dokumentami składającymi się na Regulamin konkursu/Zasady wyboru projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.” Na etapie weryfikacji spełniania przez wniosek powyższego kryterium badane jest min.: Czy przedłożone dokumenty są zgodne z obowiązującymi wytycznymi, przepisami prawa oraz zasadami opisanymi w Instrukcji wypełniania załączników? Jest to kryterium obligatoryjne, jego spełnienie jest niezbędne do przyznania dofinansowania. Konieczne jest więc aby na etapie weryfikacji spełniania powyższego kryterium wszystkie przedłożone dokumenty (w tym stanowiące zezwolenie na realizację inwestycji) były zgodne z obowiązującymi wytycznymi, przepisami prawa oraz zasadami opisanymi w Instrukcji wypełniania załączników.