Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie informuje, iż wnioskodawca jest zobligowany do racjonalnego planowania wydatków na etapie tworzenia wniosku aplikacyjnego. Szczegółowy budżet projektu jest podstawą do oceny kwalifikowalności i racjonalności kosztów a jego założenia powinny bezpośrednio wynikać z opisanych we wniosku o dofinansowanie zadań i ich etapów. W szczegółowym budżecie projektu ujmowane są jedynie wydatki kwalifikowane spełniające warunki określone w projekcie Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego. Należy przy tym pamiętać, iż zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu dla Działania 9.1 RPO WL 2014-2020: „W  ramach projektów współfinansowanych z EFS wnioskodawca przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego, tj. przedstawia podział na:

a) koszty bezpośrednie dotyczące zadań merytorycznych (tj. koszty kwalifikowane poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami);

b) koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z obsługą projektu z katalogu określonego w projekcie Wytycznych programowych).”

Budżet zadaniowy oznacza przedstawienie kosztów kwalifikowanych projektu w podziale na zadania merytoryczne. Przykładowo, zadaniem merytorycznym w projekcie EFS w ramach kosztów bezpośrednich jest m.in.: realizacja szkoleń, studia podyplomowe, staże, zatrudnienie subsydiowane. Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki np. usługa cateringowa, hotelowa i trenerska.

W ramach katalogu wskazanego w projekcie Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w szczególności:

a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie w tym, monitorowanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu, w tym w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń oraz koszty związane
z wdrażaniem polityki równych szans przez te osoby;

b) koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki);

c) koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna – w tym w zakresie prowadzenia procedury zamówień publicznych) na potrzeby funkcjonowania jednostki;

d) koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu);

e) organizacja wsparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie prowadzenie szkoleń i doradztwa);

f) prowadzenie rekrutacji w ramach projektu, w szczególności wyszukiwanie i informowanie uczestników projektu i prowadzenie spotkań informacyjnych o projekcie oraz koszt ogłoszeń rekrutacyjnych w mediach, na plakatach, ulotkach (ale nie koszt personelu udzielającego wsparcia i identyfikującego potrzeby uczestników, np. psychologa, o ile koszt taki jest uzasadniony specyfiką danego projektu);

g) koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu;

h) wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego;

i) działania informacyjno-promocyjne projektu (np. prowadzenie strony internetowej, prawidłowe oznakowanie projektu, zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych);

j) amortyzacja, najem lub zakup aktywów (środków trwałych i wartości niematerialnych
i prawnych) używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w lit. a – d – z zastrzeżeniem podrozdziału 6.16 pkt. 12) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków;

k) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu;

l) koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu;

m) koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu;

n) koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu;

o) koszty ubezpieczeń majątkowych;

p) koszty ochrony;

q) koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń;

r) koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

W związku z powyższym zapis z punktu e) organizacja wsparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie prowadzenie szkoleń i doradztwa) wyklucza zawarcie się w nim kosztów odnoszących się bezpośrednio do samej realizacji zadania szkolenia (stypendium szkoleniowe, zwrot kosztów dojazdu na szkolenie, catering, wynajem sal szkoleniowych). Nie są to kosztyadministracyjne związane z obsługą projektu lecz koszty dotyczące zadania merytorycznego i bezpośrednio z nim związane. Należy je zatem zakwalifikować jako koszty bezpośrednie w projekcie.