18 czerwca br. w odbył się webinar dla Beneficjentów LAWP w Lublinie dotyczący Zasad prawidłowej realizacji projektów.

Spotkanie otworzyła Dyrektor Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie – Pani Elżbieta Katarzyna Kędzierska. Następnie pracownicy oddziału realizacji omówili m.in.: obowiązki Beneficjentów wynikające z umowy o dofinansowanie projektu, najczęściej popełniane błędy przy realizacji projektów, zamówienia publiczne w projektach współfinansowanych ze środków UE oraz szczególne rozwiązania wspierające realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r. W załączeniu prezentacja ze szkolenia.

Podczas dyskusji pojawiły się liczne pytania, które wraz z odpowiedziami prezentujemy poniżej:

1. "Czy upubliczniając wyniki zapytania ofertowego na stronie bazy konkurencyjności można wpisać tylko wykonawcę czy wymagana jest cena oferty?"

• Zamieszczając informację o wyniku postępowania na Bazie Konkurencyjności należy zamieścić dane dot. wybranego wykonawcy, tj. nazwę, adres, datę wpłynięcia oferty oraz jej cenę.

2. „Czy w Działaniu 1.2 do dofinansowania dot. kosztów personelu należy dołączyć również listy obecności?”.

• Do wniosku o płatność składanego w ramach realizacji projektu z działania 1.2 RPO WL 2014-2020 lista obecności personelu projektu nie jest wymaganym dokumentem. W ramach rozliczania kosztów personelu należy przedłożyć listę płac, oświadczenia dotyczące personelu projektu, dokumenty potwierdzające płatności zobowiązań publicznoprawnych oraz dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty wynagrodzenia, jak również umowę o pracę/umowę cywilnoprawną, zakres obowiązków.

3. Działanie 3.5: „Czy w przypadku upublicznienia zapytania w bazie konkurencyjności i otrzymania tylko 1 oferty postępowanie jest ważne i możemy podpisać umowę z dostawcą?”.

• W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności została złożona 1 oferta, która nie podlegała odrzuceniu zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną. Z wybranym wykonawcą należy podpisać stosowną umowę.

4. Działanie 3.5: „Czy w przypadku zmian w zarządzie firmy należy o tym poinformować LAWP?”.

• Tak, taka zmiana każdorazowo musi być zgłoszona do LAWP. Ponadto LAWP musi w takim przypadku również wydać zgodę na wprowadzenie zmian w zarządzie firmy. Dopiero po uzyskaniu zgody zmiany mogą zostać wprowadzone.

5. „Czy dla wszystkich zakupów w ramach projektu można zastosować zasadę konkurencyjności, nawet jeżeli nie są powyżej 50 tys. zł? Z uwagi na charakter projektu B+R, sprzęty są unikalne i trudno dostępne, a baza konkurencyjności pozwala na dotarcie do szerszego grona dostawców”.

• Co do zasady istnieje możliwość stosowania zasady konkurencyjności zamiast zasady rozeznania rynku, należy jednak pamiętać, że wszystkie obostrzenia dotyczące wejścia w wyższy próg, tj. zasadę konkurencyjności, będą obowiązywały Beneficjenta.

6. Czy istnieje możliwość wydłużenia terminu realizacji projektu o 90 dni na podstawie specustawy o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r.? Jeżeli tak to jaka jest dalej procedura?

• Tak, jest taka możliwość. Należy jednak złożyć stosowne pismo do LAWP w Lublinie. Na podstawie przedłożonego pisma oraz skorygowanego wniosku o dofinansowanie zostanie sporządzony stosowny aneks do umowy.

7. „Czy istnieje definicja dostaw i usług oraz robót budowlanych? Czy prace remontowe należy traktować jako dostawa np.: materiałów i usługi czy jako roboty budowlane?”.

Przez pojęcie robót budowlanych należy rozumieć – budowę, a także prace polegające na przebudowie, montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego.

Pojęcie „dostawa” odnosi się do nabywania rzeczy, praw oraz innych dóbr, pojęcie „roboty budowlane” do wykonania albo zaprojektowania i wykonania robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c Pzp lub obiektu budowlanego, a także realizacji obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego, zaś pojęcie „usługi” odnosi się do wszelkich świadczeń, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy. Powyższe pojęcia maja znaczenie w odniesieniu do zasady konkurencyjności opisanej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 dotyczącego minimalnych wymaganych terminów na składanie ofert (Rozdział 6.5.2, pkt. 10 ww. Wytycznych).

Należy mieć na uwadze, że Wnioskodawca już na etapie aplikowania do danego konkursu wskazuje odpowiednią kategorię kosztów w tabeli D2, jakie planuje ponieść w ramach realizacji projektu.

8. „Czy upubliczniając wyniki zapytania ofertowego na stronie bazy konkurencyjności można wpisać tylko wykonawcę czy wymagana jest cena oferty?”.

• Zamieszczając informację o wyniku postępowania na Bazie Konkurencyjności należy zamieścić dane dot. wybranego wykonawcy, tj. nazwę, adres, datę wpłynięcia oferty oraz jej cenę.

9. Działanie 1.2 „Jak we wniosku o płatność udokumentować koszty ryczałtowe, np.: koszty materiałów biurowych, czy obsługa finansowo-księgowa?”

• Koszty ryczałtowe ustalone są odgórnie. Należy wskazać ścieżkę postępowania w dokumentacji aplikacyjnej. Poziom ryczałtu jest uzależniony od kwoty kosztów bezpośrednich, od których naliczane są koszty pośrednie. Koszty rozliczane metodą ryczałtową traktowane są jako wydatki poniesione.

10. „Jeżeli w zapytaniu ofertowym na bazie konkurencyjności nie umieścimy tych wszystkich wytycznych – termin realizacji umowy – czy nadal jest ono ważne? Czy nie zostaną zastosowane korekty finansowe ?”.

• Zgodnie z Wytycznymi Beneficjent zobowiązany jest do spełnienia określonych wymogów dla zasady konkurencyjności, w tym m.in. wskazania terminu realizacji zamówienia.

11. Pytanie o kwalifikowalność kosztów pośrednich. „Kiedy koszty pośrednie uważamy za kwalifikowalne a kiedy nie? Czy jeżeli realizujemy projekt, w którym mamy 10% kosztów pośrednich, których co do zasady nie musimy rozliczać, to czy one są traktowane jako wydatek kwalifikowalny? Pytam, gdyż obecnie pojawił się temat związany z tarczą finansową przyznawaną firmom. Tarcza jest m.in. na wynagrodzenia a Beneficjenci finansują także wynagrodzenia z kosztów pośrednich. Jak uniknąć błędu związanego z podwójnym finansowaniem ze środków publicznych?

• W przypadku realizacji projektu, w którym występuje np. 10% kosztów pośrednich wówczas należy traktować takie koszty jako koszty kwalifikowalne. Czyli Beneficjent rozliczając wniosek o płatność posiada koszty bezpośrednie oraz 10% kosztów pośrednich to wówczas całość stanowi koszt kwalifikowalny.

Jednocześnie przypominamy, że niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków w ramach realizowanego projektu.

12. Mam pytanie do kosztów pośrednich. Czy należy je wydać? Czy mogą zostać zakumulowane na koncie Beneficjenta?

• Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione.