Korzystnym rozwiązaniem w systemie zamówień publicznych jest możliwość wypłacania wykonawcom zaliczek na wykonanie zamówienia publicznego. Wprowadzenie zaliczkowania ponoszonych przez wykonawców wydatków przyczynia się do sprawniejszej realizacji przedmiotu umowy.

Jest to rozwiązanie korzystne dla skutecznej realizacji zadań publicznych, dlatego ważne jest, by przedstawiciele zamawiających i wykonawców rozważyli stosowanie zasad dotyczących zaliczkowania wydatków. Wykonawcy, szczególnie ci niedysponujący znacznymi zasobami finansowymi, dzięki wprowadzeniu zaliczek mogą uzyskać korzystniejsze warunki, które umożliwią im uczestnictwo w procedurach przetargowych. Zastosowanie formuły zaliczek przyczynia się to do zwiększenia konkurencyjności w ramach zamówienia publicznego oraz zwiększa dostępności wykonawców do realizacji danego zadania.

Przypominamy beneficjentom RPO WL o możliwości udzielania zaliczek na rzecz wykonawców. Dzięki zaliczkom finansowanie realizowanych projektów staje się bardziej elastyczne, co przekłada się na zwiększenie tempa realizacji przedsięwzięć i całego RPO.

Zasady udzielania zaliczek dla wykonawców uregulowane zostały w:

Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z 19 lipca 2017.

Rozdział 6.4, pkt. 4

Za kwalifikowalne mogą być uznane zaliczki (na określony cel) wypłacone na rzecz wykonawcy, jeżeli zostały wypłacone zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy beneficjentem a wykonawcą, przy czym, jeżeli umowa została zawarta na podstawie Pzp, zastosowanie ma art. 151a tej ustawy.Jeśli element (robota, usługa, dostawa) objęty zaliczką nie jest w ramach tego projektu kwalifikowalny lub nie zostanie faktycznie wykonany w okresie kwalifikowalności projektu, zaliczka przestaje być wydatkiem kwalifikowalnym.

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z późn.zm.

Art. 151a. 

1. Zamawiający może udzielić zaliczek na poczet wykonania zamówienia, jeżeli możliwość taka została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
2. (uchylony)
3. Zamawiający nie może udzielić zaliczki, jeżeli wykonawca został wybrany w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki, chyba że zamówienie jest udzielane na podstawie art. 67 udzielenie zamówienia z wolnej ręki ust. 1 pkt 10.
4. Zamawiający może udzielić kolejnych zaliczek, pod warunkiem że wykonawca wykaże, że wykonał zamówienie w zakresie wartości poprzednio udzielanych zaliczek.
5. Zamawiający może żądać od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia zaliczki w jednej lub kilku formach wskazanych w art. 148 formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy ust. 1 i 2.
6. Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia zaliczki, jeżeli przewidywana wartość zaliczek przekracza 20% wysokości wynagrodzenia wykonawcy.
7. W przypadku żądania wniesienia zabezpieczenia zaliczki, w umowie określa się formę lub formy zabezpieczenia zaliczki, wysokość zabezpieczenia, a także sposób jego wniesienia i zwrotu. Umowa może przewidywać możliwość zmiany formy zabezpieczenia zaliczki w trakcie realizacji tej umowy.
8. Przepisy ust. 2-4 i 6 nie mają zastosowania do zamawiających, o których mowa w art. 3 zakres podmiotowy ustawy ust. 1 pkt 2-7.