Informacja dotycząca zasad ponoszenia wydatków w ramach działania 3.9 Udział w targach i misjach

Zgodnie z §9 umowy o dofinansowanie wydatki muszą być ponoszone przez Beneficjenta w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Powyższe zostało szczegółowo uregulowane w rozdziale Efektywność i konkurencyjność wydatków umowy o dofinansowanie (§10- §16) oraz w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Katalog kosztów kwalifikowalnych, określony został w Regulaminie konkursu w ramach działania 3.9. Kwalifikowalne są KOSZTY UCZESTNICTWA W TARGACH, WYSTAWACH I MISJACH GOSPODARCZYCH (koszty uczestnictwa w targach, wystawach i misjach gospodarczych należy rozumieć jako koszty ponoszone w związku z udziałem Beneficjenta w charakterze wystawcy w targach, wystawach i misjach gospodarczych, w tym krajowych o charakterze międzynarodowym lub zagranicznych):

• koszty wynajęcia powierzchni wystawienniczej,
• koszty wpisu do katalogu targowego,
• opłata rejestracyjna,
• koszty projektu i zabudowy stoiska,
• koszty produkcji indywidualnych materiałów promujących produkty, takich jak np.: katalogi, ulotki lub prezentacje na CD/DVD, wraz z kosztami tłumaczenia,
• koszty transportu materiałów i urządzeń ekspozycyjnych,
• koszty podróży służbowych uczestników:

- zakwaterowania,

- transportu, przy czym w przypadku podróży samochodem osobowym do wyliczenia kosztów transportu należy stosować stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie wyższą niż wynika to z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy,

- diety, zgodnie z zasadami oraz w stawce określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,

• koszty wynajęcia tłumacza do obsługi stoiska,
• podatek od towarów i usług (VAT).

Podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wówczas, gdy Beneficjentowi, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (czyli Beneficjent nie ma prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie ww. prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na nie podjęcie przez Beneficjenta czynności zmierzających do realizacji tego prawa.

Zamówienia udzielane w ramach projektu następują zgodnie z :

1. Ustawą Pzp w przypadku:

1. beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp zgodnie z art. 3 ustawy, dla zamówień o wartości od 30 tys. euro netto,

lub

2. Zasadą konkurencyjności, w przypadku:

a) beneficjenta, niebędącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp zgodnie z art. 3 ustawy, np. przedsiębiorcy, w przypadku zamówień, których szacunkowa wartość zamówienia przekracza 50 tys. zł netto,

b) beneficjenta, będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp zgodnie z art. 3 ustawy:

- w przypadku zamówień o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp (tj. 30 tys. euro netto ), a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto, lub

- w przypadku zamówień sektorowych – o wartości niższej od odpowiedniej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto.

3. Rozeznaniem rynku w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. zł netto włącznie.

Możliwe jest zastosowanie wyłączenia od zasady konkurencyjności lub rozeznania rynku, w ściśle określonych przypadkach wskazanych w rozdz. 6.5 p. 8 obowiązującej wersji Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Jednym z takich przypadków jest sytuacja, w której zamówienie może być realizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:

• brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze,
• przedmiot zamówienia jest objęty ochroną prawa wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej.

Wyłączenie może być zastosowane, o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia.

W związku z powyższym w przypadku kosztu wynajęcia powierzchni wystawienniczej, wpisu do katalogu targowego oraz opłaty rejestracyjnej konieczne jest precyzyjne uzasadnienie, że rzeczywiście zachodzą przyczyny techniczne o obiektywnym charakterze, tzn. że w danym miejscu i czasie na rynku występuje tylko jeden wykonawca (monopolista), świadczący tego rodzaju szczególne usługi. Bardzo istotny jest fakt, że rozpatrywać trzeba nie tylko rynek polskich wykonawców – należy uwzględnić podmioty pochodzące także z innych państw członkowskich UE. Do przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze nie można zakwalifikować sytuacji, że wybrany wykonawca jest jedynym, który ze względu na swoje szczególne właściwości (doświadczenie, potencjał osobowy, zaufanie, itp.) może należycie wykonać zamówienie.

Względy techniczne o obiektywnym charakterze muszą być poparte rzeczywistym monopolem danego wykonawcy na uzyskanie od niego zamówienia. Subiektywne przekonanie Zamawiającego, że tylko jeden wskazany przez niego wykonawca daje gwarancję najlepszego wykonania danego przedmiotu zamówienia, nie jest wystarczającym wypełnieniem ww. przesłanki. Konieczne jest bowiem wykazanie, że danego zamówienia nie jest w stanie wykonać żaden inny podmiot.

Przesłanka wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę musi być zobiektywizowana, a przyczyny techniczne powinny zachodzić, gdy niezbędnie konieczne jest posiadanie szczególnych kwalifikacji, sprzętu lub innego wyposażenia, a wykonanie zamówienia przez innego wykonawcę jest ze względów technicznych rzeczywiście niemożliwe, a nie tylko utrudnione.

W sytuacji gdy Beneficjent planuje wynajęcie kompleksowej usługi tj. zlecenie firmie zewnętrznej wykonanie w imieniu Beneficjenta zorganizowania targów/misji (w tym m.in. wynajęcie powierzchni wystawienniczej, wpis do katalogu targowego, dokonanie opłaty rejestracyjnej) wówczas konieczne jest stosowanie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych (w przypadku Beneficjentów zobowiązanych do stosowania PZP) lub rozeznania rynku/zasady konkurencyjności w zależności od wartości zamówienia zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, co gwarantuje zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców przy realizacji projektu.

Przed przystąpieniem do zastosowania odpowiedniej procedury wyboru najkorzystniejszej oferty konieczne jest dokonanie szacowania wartości zamówienia.

Należy pamiętać, że podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy/dostawcy usługi, bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu. Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

a) usługi, dostawy są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,

b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,

c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części.

Podsumowując, przystępując do szacowania wartości zamówienia, w celu zastosowania zasady konkurencyjności lub rozeznania rynku, należy ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw tego samego rodzaju, które planowane są do nabycia w całym okresie trwania projektu. Oznacza to konieczność dokładnego przeanalizowania budżetu projektu w celu zidentyfikowania tych zamówień, które powtarzają się i podlegają sumowaniu. Należy oszacować łączną ich wartość, niezależnie od tego czy Beneficjent planuje je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań (tzw. zamówienie udzielane w częściach). Weryfikując tożsamość przedmiotową można odnieść się do kodów CPV (Wspólny Słownik Zamówień).

Kolejnym krokiem jest konieczność rozważenia, czy istnieje możliwość realizacji zamówienia przez jednego wykonawcę (także przy udziale podwykonawców). Analizując rynek potencjalnych wykonawców należy wziąć pod uwagę zarówno podmioty specjalizujące się bezpośrednio w danym przedmiocie zamówienia, jak i różnego typu pośredników. Na rynku istnieje wiele podmiotów, które samodzielnie nie wytwarzają towarów czy też nie świadczą usług bezpośrednio, ale profesjonalnie zajmują się pośrednictwem, zapewniając dobre ceny i jakość.