Konieczność przygotowania raportu o stanie gminy wynika z ustawy o samorządzie gminnym. Opracowany i przedstawiany radzie gminy do 31 maja przedmiotowy raport powinien zawierać (zgodnie z art. 28aa ww. ustawy) podsumowanie działalności wójta/burmistrza/prezydenta miasta w roku poprzednim, w szczególności w zakresie realizacji polityk, programów i strategii, w tym programu rewitalizacji i programu opieki nad zabytkami, uchwał rady gminy i budżetu obywatelskiego.
Obowiązek ten został wprowadzony ustawą z dnia z dnia 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych. Ustawa nie wprowadza szczegółowego zakresu ww. raportu, daje natomiast możliwość radzie gminy określenia w drodze uchwały szczegółowych wymogów dotyczących raportu. Raport jest prezentowany na sesji absolutoryjnej rady gminy, ma charakter publiczny, bo w debacie mają prawo brać udział również mieszkańcy.
Związek Miast Polskich stworzył wspólnie z ekspertami wzór raportu o stanie gminy, który pomoże opracować przejrzysty i maksymalnie czytelny raport. Raport o stanie gminy - założenia dostępny jest na stronie internetowej Związku Miast Polskich.