Jak prawidłowo złożyć pakiet danych w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI2014)

Żyjemy w czasach nowych technologii. Wszystko obok nas się zmienia w zawracającym tempie. Pewnie jesteś przyzwyczajony, że wszystkie sprawy urzędowe załatwiasz pisemnie, za pomocą tradycyjnych środków przekazu. W systemie stworzonym na potrzeby składania wniosków w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Lubelskiego nie musisz już iść na pocztę, żeby wysłać dokumenty aplikacyjne.

LSI2014 pozwala na stworzenie własnej przesyłki pocztowej tzw. pakietów elektronicznych. Są one analogią do tradycyjnych przesyłek, dzięki którym można przekazać do instytucji wniosek oraz pewną pulę dokumentów (załączników wymaganych w określonym naborze) dotyczących projektu. Procesy aplikowania o środki oraz uzupełnienia i korekty, będą wymagać składania nawet wielu pakietów w odpowiedzi na prośby Instytucji Ogłaszającej Konkurs (IOK). Dlatego też pakiety w systemie są uporządkowywane i grupowane w segregatory dotyczące jednego wątku czy procesu w ramach projektu.

Jak stworzyć nowy pakiet?

Na stronie widoku listy pakietów wybierz przycisk „Dodaj nowy pakiet” bądź bezpośrednio z menu górnego wybierając Projekty -> Dodaj nowy pakiet. Wyświetli się strona formularza zawierająca niezbędne pola umożliwiające dodanie pakietu do systemu, tj.:

• Segregator (obowiązkowe) – lista rozwijalna pozwalająca na wybranie segregatora w ramach, którego utworzony zostanie pakiet
• Nazwa pakietu (obowiązkowe) – pole umożliwiające wprowadzenie informacji o nazwie pakietu (maksymalnie 80 znaków)
• Opis pakietu (obowiązkowe) – pole pozawala wpisać opis dodawanego pakietu (maksymalnie 450 znaków)

Po wprowadzeniu wartości do wszystkich wymaganych pól formularza zatwierdzamy formularz przyciskiem „Zapisz zmiany”. W przypadku, gdy formularz będzie zawierał błędy, pojawi się komunikat o tym. Jeżeli wszystko będzie poprawnie wypełnione pakiet zostanie zapisany, o czym poinformuje komunikat. W tym momencie pojawi się lista dokumentów przypisanych do danego segregatora, w którym został stworzony pakiet. Lista ta umożliwia przypisanie do pakietu wybranych dokumentów z segregatora. Lista dokumentów dołączonych do pakietu zawiera jedynie informacje, które dokumenty mogą zostać dołączone do tego pakietu. W pakiecie można umieścić więcej niż jeden dokument. Dołączenie dokumentu do pakietu następuje poprzez zaznaczenia pola „checkbox” umieszczonego przy danym pliku oraz zapisanie zmian poprzez kliknięcie przycisku „Zapisz zmiany” dostępnego na końcu formularza edycji pakietu. Jeżeli to pole (checkbox) nie jest zaznaczone dany dokument nie jest dodany do pakietu i nie zostanie przesłany do IOK.

Sprawdź wszystkie przyciski

Obok przycisku „Zapisz zmiany” dostępne będą jeszcze inne przyciski:

• Zablokuj – przycisk umożliwia zablokowanie pakietu do edycji; po jego kliknięciu nie ma już możliwości zdjęcia blokady i poprawienia pakietu; jeżeli po zablokowaniu pakietu okaże się, że nie jest on kompletny i wymaga poprawek należy stworzyć nowy pakiet i poprawnie go wypełnić
• Przekaż do podpisania – przycisk umożliwia wysłanie danego pakietu do podpisania osobom, które zostały zdefiniowane podczas tworzenia projektu, jako osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy w zakresie podpisywania dokumentów (sygnatariusz); pakiety do podpisania będą dostępne na kontach osób podpisujących i z ich kont powinien zostać wykonany podpis pod dokumentem
• Złóż w urzędzie – przycisk pozwala na wysłanie pakietu do Instytucji, która ogłosiła nabór w ramach, którego został stworzony wysyłany pakiet; złożenie pakietu nie jest możliwe, jeżeli pakiet:
  • Jest pusty – nie zawiera żadnych plików
  • Jest błędny – zawiera więcej niż jeden plik formularza danego typu
  • Składany jest po terminie – jeżeli pakiet jest pierwszym składanym pakietem w projekcie a nabór jeszcze się nie rozpoczął lub już się zakończył
  • Nałożona jest blokada – jeżeli pakiet stanowi uzupełnienie projektu, zgodę na jego przesłanie musi wyrazić IOK poprzez zdjęcie blokady projektu
• Wizualizacja (HTML) – wizualizacja pakietu w wersji HTML; dokument w takiej postaci wyświetlany jest w systemie ePUAP w momencie podpisywania go przez sygnatariusza
• Pobierz pakiet (XML) – umożliwia pobranie pakietu w postaci pliku XML; jest to rzeczywisty dokument, pod którym składane są podpisy w formie elektronicznej
• Pobierz UPP (XML) – umożliwia pobranie UPP w postaci pliku XML; dokument ten stanowi potwierdzenie złożenia pakietu w IOK
• Pobierz UPZD (PDF) – umożliwia pobranie UPP w postaci pliku PDF; dokument ten stanowi potwierdzenie złożenia pakietu w IOK

Co dalej?

Po przygotowaniu pakietu oraz po upewnieniu się, że wszystkie żądane pliki zostały poprawnie dołączone do pakietu należy zablokować pakiet do edycji. Zablokowany pakiet można przekazać sygnatariuszom do podpisania. Osoby podpisujące pakiet po zalogowaniu się do systemu LSI2014 w zakładce Projekty -> Lista pakietów do podpisania będą miały możliwość zapoznania się z zawartością pakietu jak również możliwość złożenia podpisu elektronicznego (do momentu złożenia pakietu w IOK). W momencie podpisywania pakietu użytkownik przekierowany zostaje do systemu ePUAP gdzie przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego dokonuje czynności podpisania. Po poprawnym wykonaniu wszystkich czynności i powrocie do systemu LSI2014 sygnatariusz otrzymuje komunikat o poprawnym podpisie. W momencie złożenia wszystkich wymaganych podpisów pakiet gotowy jest do złożenia w IOK.

To nie takie trudne jak się wydaje

Cała procedura tworzenia pakietów tylko wydaje się skomplikowana. Jest jednak dużo prostsza niż metoda tradycyjna. Jednym z plusów pakietów elektronicznych jest możliwość podpisania całego pakietu, dzięki czemu podpisane zostaną od razu wszystkie pliki zawarte w danym pakiecie. Jest to niewątpliwie duże ułatwienie nie tylko w porównaniu z tradycyjnymi metodami i podpisywaniem wszystkich stron załączników, ale też możliwość jednorazowego logowania w systemie ePUAP. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest również oszczędność czasu wynikająca z możliwości wykonania wszystkich czynności elektronicznie bez wychodzenia z domu. Nie ma konieczności przywożenia wszystkich dokumentów (często dość obszernych) do IOK.