Kontrola unijnego projektu… nie jest to zbyt lubiany przez beneficjentów etap. Mimo to jest on nieodzownym elementem realizacji projektu. Czy rzeczywiście jest się czego bać? Jak wygląda kontrola projektów dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i jak się do niej przygotować? Zapraszam do lektury.

Jaki jest cel i rodzaje kontroli?

Celem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości projektu, który realizujesz. Kontrola projektów dofinansowanych z EFRR przebiega dwutorowo:

– kontrola zamówień publicznych – tzw. kontrola na dokumentach. Odbywa się w siedzibie instytucji kontrolującej, w oparciu o dokumenty znajdujące się w systemie informatycznym. Możesz być ewentualnie poproszony o przesłanie dodatkowej dokumentacji.

– kontrola projektów – tzw. kontrola na miejscu – w siedzibie Twojej firmy/instytucji bądź w miejscu realizacji projektu.

„Naszym zadaniem na kontroli jest sprawdzenie czy to, co beneficjent nam przedstawił w dokumentach, czyli we wnioskach o płatność i innych dokumentach wspomagających, ma odzwierciedlenie w rzeczywistości. Jeśli np. w protokole jest informacja, że beneficjent zakupił sprzęt/urządzenie i chce uzyskać refundację, to kontrola na miejscu ma na celu sprawdzenie, czy sprzęt/urządzenie faktycznie został/o zakupione i znajduje się miejscu realizacji projektu” – mówi Anna Syroka-Bojarczyk, kierownik Oddziału Kontroli DW EFRR w Lublinie.

Zarówno kontrola na dokumentach jak i kontrola na miejscu realizacji projektu wybierane są losowo. Raz na kwartał losuje je system informatyczny. To znaczy, że Twój projekt może, ale nie musi zostać skontrolowany. Chyba że realizujesz projekt w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych. Ze względu na duży stopień skomplikowania kontroli podlega 100% takich projektów.

Kontrola planowa i doraźna

Jako beneficjent możesz mieć do czynienia z dwoma rodzajami kontroli: planową i doraźną.

Pierwsza odbywa się na podstawie harmonogramu. Będziesz o niej poinformowany pisemnie, z kilkudniowym wyprzedzeniem. Z informacją o kontroli otrzymasz upoważnienie, a w nim zakres tego, czego będzie dotyczyć. Masz więc czas, żeby się przygotować.

Inaczej jest w przypadku kontroli doraźnej – „Nie mamy obowiązku informowania o nich, natomiast zazwyczaj robimy to. Nie zdarzyło nam się jeszcze, żebyśmy o kontroli doraźnej nie poinformowali. Dajemy po prostu mniej czasu na przygotowanie” – mówi Anna Syroka-Bojarczyk.

Kiedy możesz spodziewać się kontroli doraźnej? Gdy instytucja kontrolująca podejrzewa coś niepokojącego. Co może budzić wątpliwości?

– opóźnienia w harmonogramie, które zagrażają realizacji projektu w terminie,

– brak rzeczowej realizacji projektu,

– wątpliwości na etapie realizacji wniosku o płatność,

– zawiadomienia od innych instytucji bądź uzyskanie informacji dotyczących wystąpienia ewentualnych nieprawidłowości.

Jak przebiega kontrola?

Kontrola przeważnie trwa dwa dni. Przy dużych projektach i projektach rozproszonych może trwać nieco dłużej. Pierwszego dnia kontrolerzy zapoznają się z dokumentami, drugiego kontrolują inwestycję w terenie.

Czego dokładnie możesz się spodziewać w czasie kontroli?

„Będziemy chcieli zobaczyć oryginały dokumentów, które zostały dołączone w systemie SL2014 – oryginały faktur, protokołów, dziennik budowy, kosztorysy, pozwolenia i te wszystkie rzeczy, które są związane z pozwoleniem i realizacją inwestycji” – wyjaśnia pani kierownik.

Na potrzeby kontroli musisz też udostępnić dane potwierdzające prowadzenie oddzielnej ewidencji księgowej.

„Będziemy prosili o wydruk m.in. z kont analitycznych, żeby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych związanych z projektem” – dodaje moja rozmówczyni.

W trakcie kontroli będą również sprawdzane obowiązki informacyjno-promocyjne, a więc odpowiednie oznakowanie dokumentów, materiałów oraz inwestycji.

W ciągu 21 dni od zakończenia kontroli (dokładnie od dnia ostatniego kontaktu między Tobą, a instytucją kontrolująca) otrzymasz protokół z kontroli, z ewentualnymi zaleceniami do wdrożenia. Jeśli takowe się pojawiły za jakiś czas możesz spodziewać się kontroli sprawdzającej, która zweryfikuje czy wprowadziłeś zalecone zmiany.

Obowiązki beneficjenta

Jako beneficjent masz duży wpływ na to jak przebiega kontrola. Jeśli dobrze się do niej przygotujesz jest szansa, że przebiegnie sprawnie.

W tym celu:

1) stwórz odpowiednie warunki do kontroli – jeśli masz takie możliwości udostępnij oddzielne pomieszczenie, jeśli nie zorganizuj przestrzeń tak, by ułatwić prowadzenie czynności kontrolnych,

2) zapewnij dostęp do urządzeń typu kserokokopiarka,

3) zadbaj o obecność osób zaangażowanych w realizację projektu – niekoniecznie musi to być prezes, wójt, burmistrz czy prezydent, ale każda inna osoba, która ma wiedzę na temat projektu i będzie mogła odpowiedzieć na pytania,

4) udostępnij wszystkie dokumenty, których wykaz otrzymałeś w zawiadomieniu o kontroli,

5) zadbaj o tzw. zapewnienie ścieżki audytu – przygotuj dokumentację w taki sposób, by układała się w logiczna całość. Chodzi o to, by można było wnioskować skąd się biorą różne pomysły, wydatki, działania w projekcie i czym się zakończyły. To znacznie usprawni kontrolę.

Czy wiesz, że …

W każdej chwili możesz zadzwonić do członków zespołu kontrolującego i zapytać o cokolwiek, co jest związane z kontrolą? Numer telefonu znajdziesz w zawiadomieniu o kontroli.

Kontrola – czy jest się czego bać?

„Nie, ponieważ kontrola oprócz sprawdzenia ma też cele edukacyjne. Jeżeli coś jest nie tak, nasza kontrola ma za zadanie pomóc w rozwiązaniu sytuacji. Celem nie jest nałożenie korekty finansowej, a doprowadzenie do prawidłowej realizacji projektu.” – przekonuje pani Anna.

Jak widzisz kontrola to dla Ciebie szansa na uporządkowanie dokumentów i spraw związanych z projektem. To bardzo ważne, zwłaszcza, że przez cały okres trwałości projektu (który dla projektów dofinansowanych z EFRR wynosi 5 lat) możesz być kontrolowany również przez inne instytucje. Najczęściej jest to dawny Urząd Kontroli Skarbowej, a teraz Krajowa Administracja Skarbowa. Rzadziej zdarzają się kontrole NIK (Najwyższej Izby Kontroli) czy ETO (Europejskiego Trybunału Obrachunkowego).

Głowa do góry i powodzenia!

Super Elka