Personel projektu to Twój najcenniejszy kapitał. To właśnie od ludzi zarządzających Twoją unijną inwestycją zależy jej prawidłowa realizacja. Dlatego dzisiaj podpowiem Ci, na co warto zwrócić uwagę dobierając kadrę do projektu.
W skład personelu projektu wchodzi kadra merytoryczna i zarządzająca. Pierwsza odpowiada za realizację zadań w projekcie. Druga zarządza nim od strony administracyjno-finansowej. Mogą być to nowozatrudnione osoby lub już pracujące, ale oddelegowane do realizacji nowego zadania.
Personel projektu jest kosztem kwalifikowalnym
Wydatki osobowe mogą stanowić koszt kwalifikowalny w projekcie. Ich wysokość zależy od jego specyfiki.
Czy wiesz, że…?
Limit wydatków kwalifikowalnych przeznaczonych na ten cel w ramach danego projektu wynosi maksymalnie 5% wydatków kwalifikowalnych. Nie więcej jednak niż 150 tys. złotych.
Kalkulację i ustalenie właściwego limitu przeprowadza się zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, jak i na etapie realizacji projektu. Wskazany limit kwotowy nie dotyczy projektów, które – zgodnie z dokumentami strategicznymi – posiadają status projektów pozakonkursowych.
Wydatki osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w proporcji, w jakiej dany pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu współfinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego. Beneficjent zobowiązany jest do wynagradzania personelu zgodnie z przepisami prawa krajowego, w tym w szczególności z Kodeksem pracy i Kodeksem cywilnym.
Co jeśli personel projektu to zewnętrzy podmiot?
Jeżeli beneficjent powierza zarządzanie projektem podmiotowi zewnętrznemu, wydatek z tym związany także może zostać uznany za kwalifikowalny. Beneficjent musi jednak to w sposób racjonalny uzasadnić. Umowa dotycząca zarządzania projektem musi zostać zawarta zgodnie z prawem zamówień publicznych lub z poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji oraz z zasadami zawierania umów.
Wynagrodzenie personelu projektu
Do wsparcia kwalifikują się w szczególności następujące składniki wynagrodzenia:
- wynagrodzenie brutto,
- składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne,
- składki odprowadzane na Fundusz pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy ZFŚS oraz Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z ustawą z 20 kwietnia 2014 r. o pracowniczych programach emerytalnych,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne, o ile jego przyznanie wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczania jest rozliczane w ramach projektu.
Ile maksymalnie może pracować personel projektu?
Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie/projektach kwalifikują się do wsparcia ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego jeżeli:
- obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie,
- łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie,
- wykonanie zadań jest potwierdzone protokołem prawidłowości ich wykonania, zawierającym liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonywanie zadań w projekcie, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie stosunku pracy, a dokumenty związane z jej zaangażowaniem wyraźnie wskazują na jej godziny pracy ze szczegółowością „od (…) do (…) ”oraz z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie umowy o dzieło.
Dodatkowo, warunki wskazane w punktach a i b są sprawdzane przed zaangażowaniem danej osoby do projektu. Muszą być spełnione także przez cały okres zaangażowania w projekcie. W przypadku przekroczenia limitu zaangażowania zawodowego, za niekwalifikowalne uznaje się w całości lub części wynagrodzenie tej osoby.
Obciążenie pracą a forma zatrudnienia personelu projektu
Limit zaangażowania zawodowego dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności:
- w przypadku stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym,
- w przypadku umów cywilnoprawnych, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy).
Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z Europejskiego Funduszu na rzecz Inwestycji Strategicznych (EFSI) na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia, w tym nagród oraz premii.
Czy wiesz, że…?
W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie.
Personel projektu musisz skompletować już na etapie składania wniosku o dofinansowanie. Warto dobrze przemyśleć, kogo zaangażujesz do pracy przy swoim projekcie. Dlaczego? Ponieważ w dużej mierze od tego zależy prawidłowa i sprawna realizacja unijnej inwestycji. Teraz już wiesz, na co zwrócić uwagę zatrudniając kadrę projektu.
Powodzenia!
Super Elka